Academy

Einleitung

Hier erfahren Sie alles über eine funktionsfähige Umgebung, mit der Sie Ihre komplette Buchhaltung führen können.

2.1 Konten

Unter dem Menüpunkt «System» und ‚Kontenübersicht‘ können Sie ihre aktuellen Kontos einsehen. Der Kontoplan ist nach dem Schema von Walter Sterchi aufgebaut. Die vorangelegten Konten sind bereit für eine Buchhaltung. Achten Sie beim Erstellen neuer Konten auf die Nummer. Die Konten sind in 100er Schritte aufgeteilt (Als Beispiel von 1200 bis 1300 liegen die Inventar Konten) und werden so für das Programm unterschieden. Daher ist es notwendig die korrekten Nummern ein-zutragen, um etwa ein Ertragskonto zu erstellen.

2.1.1 Konto erstellen

Unter dem Menüpunkt «Konto anlegen» können Sie eine neues Konto anlegen, um beispielsweise ein neues Inventarkonto anzulegen.

2.1.1.1 Inventarskonto

2.1.1.1 Inventarskonto

Dies ist ein Beispiel wie ein Inventarskonto aussehen kann. Bei der Kontonummer müssen Sie da-rauf achten, dass keine bereits bestehende Nummer verwendet wird. Die Beschreibung ist optio-nal und dient nur für Sie zur Verständlichkeit.

Die Kontoart ist zwingend, im Falle eines Inventarkontos wählen Sie ‚Aktiva/Mittelverwendung‘. Und das Summenkonto für ‚Inventar‘.

Das GIFI dient zur späteren Übersicht beim Hauptbuch. Sie gelten als Hauptgruppen und dienen zur Übersicht der Konten, um beispielsweise alle Buchungen mit der Hauptgruppe (GIFI) Forderun-gen anzuzeigen.

2.1.1.2 Aufwandskonto

Hier ein Beispiel wie ein Aufwandskonto aussehen könnte. Die Kontoart muss als ‚Aufwand‘ aus-gewählt werden. Wenn dieses Konto als Buchungskonto für Verbindlichkeiten gelten soll, muss dieses ausgewählt werden. Dann erscheint im Aufklappmenü bei den Lieferantenrechnungen das Konto, wie auf dem Bild unten angezeigt wird.

2.1.1.3 Ertragskonto

2.1.1.3 Ertragskonto

2.2 Bankkonto bearbeiten

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Bankkonten‘ können Sie Ihr Bankkonto bearbeiten. Bitte nehmen Sie nur unter Absprache von Leanux.ch oder Ihrer Bank Einstellungen vor. Die eingege-ben Daten werden für die Übermittlung von Einzahlungsscheinen benötigt.

2.2 Bankkonto bearbeiten

3.1 Einstellungen

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Einstellungen‘ können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  • Firmenname
  • Adresse
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail
  • Webseite
  • Firmennummer
  • MWST Nummer (Falls sie eine besitzen können Sie es hier eintragen=
  • Abrechnungsart (so belassen)
  • Skonto (Die aktuelle Version übernimmt keine Garantie für diese Option)
  • Genauigkeit (auf 2 belassen)
  • Lagerkorrektur (Aktiviren nur nach Rücksprache. Diese Option kann Auswirkungen auf die Erfolgs- und Bilanzrechnung haben.)
  • Runden (Unsere Empfehlung ist auf 0.01 zu Runden)
  • Rabatt
  • Gewichtseinheit (z.b Kg)
  • Kontaktart (Firma oder Person)

3.1 Einstellungen

3.1.1 Laufende Zähler und Standardkonten

Im Dropdown-Menü können Sie Ihre Standardkonten, für die Buchhaltung einstellen. Achten Sie darauf dass jedes Konto ausgewählt wird. Bei den Nummern können Sie einstellen ab welcher Zahl der Zähler laufen soll. Wir empfehlen ihnen führende Nullen hinzuzufügen umso die Übersicht zu optimieren. Um ein Datum in die Zähler zuzufügen, können Sie folgendes verwenden:

<%dd%><%mm%><%yy%>

3.1.1 Laufende Zähler und Standardkonten

3.1.2 Standarddrucker

Im Dropdown-Menü vom Standarddrucker können Sie einstellen ob das Fenstercouvert Link oder Rechts ist. Hier können Sie auch einstellen ob der Seitenrand verschoben werden soll, falls die Rechnungen nicht zentriert gedruckt werden.

3.1

3.1.3 E-Mail

Im Dropdown-Menü vom E-Mail können Sie Einstellungen machen von wo aus Ihr Mail versendet werden soll.

Wählen Sie ‚Lokal‘ aus wenn Sie einen Mailserver besitzen. Falls Sie ein Konto extern besitzen wählen Sie die Option ‚SMTP-Server‘ aus. Die können dann die Daten von Ihrem Mail-Provider ein-tragen.

3.1.3

3.2 Druckerkonfiguration

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Druckerkonfiguration‘, können Sie alle Drucker die sich in Ih-rem Netzwerk befinden dem Programm hinzufügen. Gegen Anfrage können wir diese Konfiguration kostenpflichtig, für Sie vornehmen.

3.3 Rollen

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Rollen‘ können Sie die Zugriffe auf der Datenbank administ-rieren. Unsere Empfehlung ist das Sie folgende Rollen erstellen.

Kassier: Darf alles ändern, ansehen und erstellen.

Treuhänder: Darf alles ansehen, aber nicht verändern oder erstellen.

Aktuar: Darf nichts ändern oder erstellen was mit Geld zu tun hat, alles andere darf geän-dert und erstellt werden. Darf aber alles sehen.

Standardgemäss sind alle Zugriffe aktiviert, um diese zu entfernen muss der Hacken rausgesetzt werden.

3.3

3.3.1 Mitarbeiter erfassen

 

 

 

Unter dem Menüpunkt ‚Personal‘ und ‚Mitarbeiter erfassen‘ können Sie einen Mitarbeiter ihrem System hinzufügen. Die erforderlichen Daten sind hierbei nur Nachname, Vorname und das Ge-burtsdatum. Alles andere ist Optional. Mit Dem Feld ‚Zugriffskontrolle‘ können Sie bestimmen was der Mitarbeiter für Rechte besitzt. Die andere Möglichkeit ist, dass Sie die zuvor erstelle Rollen dem Mitarbeiter hinzufügen. Wählen Sie den Typ der ‚Stellung‘ im entsprechenden Feld aus.

3.3.1

Die Mitarbeiternummer muss nicht zwingend erstellt werden. Wird das Feld leer gelassen wird die nächste freie Nummer vom System eingetragen. Sie können den Zähler manuell umstellen. (Siehe Kapitel 3.1.1)

 

3.4 Warenlager

Wenn Sie nur ein Warenlager besitzen, muss nicht zwingend ein Warenlager erstellt werden. In der aktuellen Version ist es nicht möglich Waren zwischen Lager zu verschieben.

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Warenlager‘ können Sie ein Lager erstellen. Mit der Beschrei-bung des Warenlagers geben Sie Ihrem Lager den Namen. Z.b Hardware Lager.

3.4

 

3.5 Rabattgruppe

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Rabattgruppe‘ können Sie Rabattgruppen anlegen, um so Ih-ren Grosskunden einen definierten Rabatt zu geben. Geben Sie der Gruppe einen Namen, sowie einen Prozentwert den Sie der Gruppe zuteilen möchten.3.5

Nachdem Sie eine Rabattgruppe erstellt haben, müssen Sie dem entsprechenden Kunden die Gruppen zuteilen. Unter ‚Kunden‘ und ‚Berichte‘ können Sie den Kunden suchen (Siehe Kapitel 10.2). Unter dem Feld ‚Rabattgruppe‘ können Sie dann die Gruppe auswählen.

3.5_

Achtung!

Wenn Sie eine Rechnung für einen Kunden erstellen, der in einer Rabattgruppe ist wird der Rabatt direkt vom Preis abgezogen. Ohne das dies angezeigt wird.

3.6 Abteilung

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Abteilungen‘ können Sie eine neue Abteilung erstellen. Sie können zwischen Profit-Center und Kostenstelle wählen. Die Kostenstelle wird nur bei Einnahmen erstellt. Das Profitcenter gilt für Einnahmen und Ausgaben.

3.7 Sprachen

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Sprache‘ können Sie eine Sprache für z.b eine Englische Rechnung erstellen. Die Rechnungen können dann unter dem Menüpunkt ‚Vorlagen‘ in den jewei-ligen Sprachen erstellt werden. (Siehe Kapitel 18)

3.7.1 Sprache beim Kunden einstellen

Unter dem Menüpunkt ‚Kunden‘ und ‚Berichte‘ können Sie nach einem Kunden suchen. (Siehe Ka-pitel 10.2) Wählen Sie dann eine erstellte Sprache, umso dem Kunden eine Sprache zuweisen mit dem entsprechenden Text.

Tip!

Mit dieser Option können Sie, für jeden Kunden eine persönliche für ihn angepasste Rechnung er-stellen.

3.7.2 Sprache beim Lieferanten einstellen.

Unter dem Menüpunkt ‚Lieferanten‘ und ‚Berichte‘ können Sie nach einem Lieferanten suchen. (Siehe Kapitel 4.2) Wenn Sie diesen dann bearbeiten und beim Feld ‚Sprache‘ dann die Sprache wählen, bekommt dieser Lieferant eine Bestellung mit der erstellten Sprache. (Kapitel 3.7)

Tip!

Mit dieser Option können Sie, für jeden Lieferanten eine persönliche für ihn angepasste Bestel-lung erstellen.

3.8 Abschluss

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Jahresabschluss‘ können Sie einen Jahresabschluss für die Bilanz machen. Tragen Sie ein Datum ein, auf welches der Abschluss erfolgen soll. Buchen Sie dann den Abschluss auf das Konto ‚2991—Jahresgewinn‘.

3.8.1 Abschluss überprüfen

Unter dem Menüpunkt ‚Hauptbuch‘ und ‚Berichte‘ können Sie ihren Abschluss kontrollieren.

3.9 Bücherkontrolle

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Bücherkontrolle‘ können Sie die Buchungen sperren. Tragen Sie im Feld ‚Die Bücher abschliessen bis zum‘ ein Datum ein, bis dem keine Buchung mehr vorge-nommen werden darf.

3.10 Währungen

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Währungen‘ können Sie beliebig viele Fremdwährungen hin-zufügen. Die Genauigkeit wird auf 2 Stellen nach dem Komma eingestellt.

Die Währungen können dem Kunden oder einer Rechnung, hinzugefügt werden. Dazu im Feld ‚Währung‘ in der Rechnung oder beim Kunden, die gewünschte Währung im Menü wählen.

3.11 Datensicherung

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Datensicherung‘ können Sie Ihre Datenbank sichern. Leanux.ch macht ein tägliches Backup ihres Systems, dennoch empfehlen wir Ihnen dies regel-mässig selbst zu machen. Sie können die Datenbank auf ihrer Festplatte speichern oder sie per E-Mail versenden.

3.12 Mehrwertsteuer

Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚MwSt‘ können Sie die Mehrwertsteuer von dem System konfi-gurieren. Geben Sie den gewünschten Prozentsatz ein und bestätigen Sie mit ‚Speichern‘.

3.12

3.12.1 Mehrwertsteuerkonto erstellen

Und dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚Kontenübersicht‘ können Sie ein neues Konto dem System hinzufügen. (Siehe Kapitel 2)

3.12.1

4.1 Lieferanten erstellen

Unter dem Menüpunkt ‚Lieferanten‘ und ‚Lieferant erfassen‘ können Sie einen Lieferanten dem System hinzufügen, für spätere Bestellungen. Sie können zwischen ‚Firma‘ oder ‚Person‘ wählen. Sie können hier die Adresse sowie die Kontaktperson eintragen.

4.1.1 Lieferantennummer

Das Feld ‚Lieferanten Nr.‘ müssen Sie nicht zwingend erfassen. Die Nummer wird automatisch zugeteilt und startet bei 1 (Standartwert). Eine manuelle Vergabe der Lieferantennummer ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, dass sich die Nummern nicht mit den automatisch generierten Nummern überkreuzen. Bei Bedarf, können Sie den Standartwert und dem Menüpunkt ‚System / Einstellungen / Laufende Zähler und Standartkonten‘ nach Ihren Bedürfnissen anpassen und den Zähler beispielsweise auf 16 einstellen. Das System startet dann mit der Lieferantennummer 17. (siehe Kapitel 3.1.1)

4.1.2 Mehrwertsteuer (MWST)

Möchten Sie Ihre Rechnungsbeträge inkl. MWST aufführen, können Sie einen MWST-Satz auswählen. Unter dem Menüpunkt ‚System‘ und ‚MWST‘ können Sie entsprechende Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Lieferanten aus dem Ausland haben müssen keine Hacken gesetzt werden. Bei Lieferanten aus der Schweiz muss eine entsprechende Vorsteuer gewählt werden.

Im Feld ‘MWST-Nummer‘ muss nichts eingetragen werden.

4.1.2

4.1.3 Kontobuchungen

Sie können Rechnungen oder Zahlungen direkt auf ein Konto verbuchen. Dazu einfach das entsprechende Konto im Dropdown-Menü wählen.

4.1.3

 

Zahlungen

Um die Zahlung beim Kunden zu vereinfachen können Sie dem Lieferanten ein Bank oder Postkonto zuweisen.

4.1.4 Startdatum / Enddatum

Im Feld ‚Startdatum‘ können Sie das Datum eintragen, seit Sie der Lieferant beliefert. Wird eine Rechnung geöffnet die ein älteres Datum besitzt als das Startdatum des Lieferanten, kann der Lieferant in der Rechnung nicht erfasst werden.

Dies gilt auch beim Enddatum, wird ein Datum festgelegt kann der Lieferant nicht mehr nach die-sem Datum erfasst werden.

4.1.5 Verkäufer

Im Feld ‚Verkäufer‘ können Sie einen Mitarbeiter beim Lieferanten hinterlegen. Dazu muss ein Mit-arbeiter erfasst werden. (Siehe Kapitel 3.3.1)

4.1.6 Sprache

Ist eine Sprache erstellt (Siehe Kapitel 3.7) können Sie im Feld ‚Sprache‘ diese auswählen.

4.1.7 Bemerkungen

Im Feld ‚Bemerkungen‘ können Sie dem Lieferanten Interne Bemerkungen hinzufügen. Diese wird dann beim Erstellen einer Einkaufsrechnung angezeigt.

4.1.8 Kreditlimite

Im Feld ‚Kreditlimite‘ können Sie die vom Lieferanten gesetzte Kreditlimite eingeben. Wird diese überschritten, können keine Einkaufsrechnungen von diesem Lieferanten erstellt werden.

4.1.9 Rabatt

Im Feld ‚Rabatt‘ können Sie eine einen Prozentsatz eingeben, falls Sie vom Lieferanten einen Ra-batt erhalten. Sie können auch im Feld ‚Rabattgruppe‘ können Sie den Lieferanten auch eine Gruppe zufügen. (Siehe auch Kapitel 3.5)

4.1.10 DTA Bereich

Der DTA (Datenträgeraustauschverfahren) Bereich ist optional und muss nicht zwingend erfasst werden. Falls Sie mit DTA eintragen können Sie diese hier eintragen.

4.1.10

Setzen Sie beim ‚Einzahlungsschein‘ einen Haken, damit Sie in Folge einer Einkaufsrechnung die Option mit Einzahlungsschein auswählen können.

4.2 Lieferanten suchen

Über den Menüpunkt ‚Lieferanten‘ und ‚Berichte‘ finden Sie alle erfassten Lieferanten.

Mit den Standardwerten werden Ihnen die alle Lieferanten angezeigt. Sie können Ihre Suche ein-grenzen. Um beispielsweise auch die inaktiven Lieferanten zu suchen. Klicken Sie auf die Check-box ‚Inaktiv‘.

4.2

 

4.2.1 Lieferanten bearbeiten

Möchten Sie einen bereits erstellen Lieferanten ändern, klicken Sie auf den Lieferant. Der er-fasste Lieferant wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

‚Erneuern und ‚Speichern‘ Sie Ihre Offerte mit den geänderten Daten.

4.2.1

4.2.2 Lieferanten löschen

Wenn Sie bereits erstelle Lieferanten löschen möchten, klicken Sie auf Lieferant. Der erfasste Lieferant wird angezeigt. Klicken Sie auf ‚Löschen‘ um den Lieferanten vom System zu löschen.

4.2.1

4.2.2

Achtung!

Sobald von einem Lieferanten eine Bestellung offen ist, kann der Lieferant nicht gelöscht wer-den.

 

4.3 Lieferanten Statistik

Unter dem Menüpunkt ‚Lieferanten‘ und ‚Berichte‘ können Sie die Statistik Ihrer Lieferanten ver-folgen. Mit den Standardeinstellungen werden Ihnen alle offenen und geschlossenen Einkaufs-rechnungen angezeigt. Sie können auch eine Statistik zu den Einkaufsbestellungen anschauen. Wählen Sie dazu die Option ‚Einkaufsbestellungen‘.

4.3

5.1 Warengruppe erstellen

Unter dem Menüpunkt ‚Waren & Dienstleistungen‘ und ‚Gruppe erfassen‘ können Sie eine Waren-gruppe erstellen. Geben Sie der Warengruppe einen Namen sowie einen Code der die Gruppe defi-niert.

Sie können ein Bild hinzufügen, welches dann angezeigt wird, wenn Sie eine Offerte oder eine Rechnung erstellen. Dieses Bild muss auf dem Server gespeichert werden.

Die POS-Taste wird verwendet, wenn Sie ein Kassensystem besitzen mit einem Touchscreen. (Halten Sie Absprache mit Leanux.ch falls Sie ein solches System besitzen.)

5.2 Warengruppe Suchen

Unter dem Menüpunkt ‚Berichte‘ und ‚Gruppen‘ können Sie bereits bestehen Gruppen suchen. Sie können nach einer Warengruppe oder nach dem Code suchen.

5.2

5.2.1 Warengruppe bearbeiten

Möchten Sie eine bereits erstellte Warengruppe ändern, klicken Sie auf die Warengruppe. Die er-fasste Warengruppe wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

5.2.1

Achtung!

Sobald von einem Lieferanten oder Kunden eine Bestellung offen ist, kann die Warengruppe nicht mehr gelöscht werden.

6.1 Preisgruppe erstellen

Unter dem Menüpunkt ‚Waren & Dienstleistungen‘ und ‚Preisgruppe erfassen‘ können Sie eine Preisgruppe erstellen. Geben Sie der Gruppe einen Namen.

6.2 Preisgruppe suchen

Unter dem Menüpunkt ‚Berichte‘ und ‚Preisgruppen‘ können Sie nach bereits bestehenden Grup-pen suchen. Sie können nach einer Preisgruppe mit dem Namen oder nach allen suchen.

6.2

6.2.1 Preisgruppe bearbeiten

Möchten Sie eine bereits erstellte Preisgruppe ändern, klicken Sie auf die Preisgruppe. Die er-fasste Preisgruppe wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

6.2.1 Preisgruppe bearbeiten

6.2.2 Preisgruppe löschen

Wenn Sie bereits erstelle Preisgruppen löschen möchten, klicken Sie auf die Preisgruppe. Die erfasste Preisgruppe wird angezeigt. Klicken Sie auf «Löschen» um die Preisgruppe vom System zu löschen.

6.2.1 Preisgruppe bearbeiten

6.2.2

Achtung!

Sobald von einem Lieferanten oder Kunden eine Bestellung offen, oder ein Artikel mit der Preis-gruppe erfasst ist, kann die Preisgruppe nicht mehr gelöscht werden.

7.1 Dienstleistung erfassen

Unter dem Menüpunkt ‚Waren & Dienstleistungen‘ und ‚Dienstleistung erfassen‘ können Sie eine Dienstleistung erfassen.

7.1.1 Dienstleistungsnummer

Das Feld ‚Neue Nr.‘ müssen Sie nicht zwingend erfassen. Die Nummer wird automatisch zugeteilt und startet bei 1 (Standardwert). Eine manuelle Vergabe der Dienstleistungsnnummer ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, dass sich die Nummern nicht mit den automatisch generierten Nummern überkreuzen. Bei Bedarf, können Sie den Standartwert und dem Menüpunkt ‚System / Einstellungen / Laufende Zähler und Standartkonten‘ nach Ihren Bedürfnissen anpassen und den Zähler beispielsweise auf 16 einstellen. Das System startet dann mit der Offertennummer 17.

Die Nummer muss nicht zwingend eine Zahl sein, Sie können der Dienstleistung auch einen Namen geben, zum Beispiel Installation_PC.

7.1.2 Warengruppe

Teilen Sie die Dienstleitung einer Warengruppe zu. Z.B eine Warengruppe mit dem Namen Dienst-leistung. (Siehe Kapitel 5.1)

7.1.3 MWST und Preise

Achten Sie darauf, dass bei der MWST ein Haken gesetzt ist. Für Inland Dienstleistungen wählen Sie die Umsatzsteuer, sowie Vorsteuer auf 8%. Füllen Sie nun beim Verkaufspreis eine Zahl aus, wird diese Automatisch mit dem MWST-Satz ausgerechnet.

7.1.3

Verknüpfen Sie die Konten mit der ‚Kontonummer 4400—Direkter Aufwand für Dienstleistung‘ als Aufwand und ‚1105-Vorauszahlungen‘ als Ertrag.

Die Einheit darf maximal 6 Zeichen haben.

7.1.4 Bemerkungen

Geben Sie in den Bemerkungen an, was die Tätigkeit beinhaltet. Diese wird dann auf der Aus-gangsrechnung gelistet. Sie können Sich diese Bemerkungen dann auch in der Ausgangsrech-nung anzeigen zu lassen, damit Sie Arbeits-Punkte hinzufügen oder löschen können.

Um die Bemerkungen bei der Ausgangsrechnung anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Kontroll-kästchen beim eingegeben Artikel. ‚Erneuern‘ um die Detail anzuzeigen.

7.1.4

7.1.5 Dienstleistung für Kunden oder Preisgruppen individualisieren

Im unteren Abschnitt können Sie die Dienstleistungen für verschiedene Kunden oder Preisgruppen anpassen. Wählen Sie einen Kunden aus und geben Sie einen Verkaufspreis an. Die MWST wird automatisch dann ausgerechnet.

Sie können mit dieser Funktion auch einen bestimmten Zeitraum angeben, um zum Beispiel eine Aktion zu machen. Dies kann dann bei der Ausgangsrechnung, nur in diesem Zeitraum ausge-wählt werden.

7.1.5

7.1.6 Lieferantenkosten

Entstehen bei den Dienstleistungen kosten durch einen Lieferanten, beispielweise wenn Sie Pro-dukte für diese brauchen, können Sie dies beim Lieferanten eintragen. Weisen Sie eine Nummer zu sowie die entstehenden Kosten, die MWST wird dann automatisch dazugerechnet.

7.1.6

7.2 Dienstleistung suchen

Unter dem Menüpunkt ‚Waren & Dienstleistungen‘ ‚Bericht‘ und ‚Dienstleistungen‘ können Sie nach Dienstleistungen suchen. Die Suchkriterien können selektiert werden.

7.2

Mit «Weiter» sehen Sie dann alle erfassten Dienstleistungen.

7.2.1 Dienstleistung bearbeiten

Bereits erfasste Dienstleistungen können unter dem Menüpunkt ‚Dienstleistungen‘ (Im Kapitel 7.2 beschrieben) gesucht und dann bearbeitet werden. Dazu einfach die gewünschte Dienstleistung auswählen und dann bearbeiten.

7.2.1

7.2.2 Dienstleistung löschen

Bereits erfasste Dienstleistungen können wieder gelöscht werden. Über den Menüpunkt ‚Dienst-leistungen‘ werden Ihnen die erfassten Dienstleistung angezeigt (im Kapitel 7.2 beschrieben). Kli-cken Sie auf die gewünschte Dienstleistung. Mit ‚Löschen‘ wird die Dienstleistung entfernt und ist nicht mehr im System verfügbar.

7.2.2

Achtung!

Sobald für einen Kunden eine Offerte oder eine Rechnung erstellt wurde, kann die Dienstleistung nicht mehr gelöscht werden.

8.1 Waren erfassen

Unter dem Menüpunkt ‚Waren & Dienstleistungen‘ und ‚Ware erfassen‘ können Sie eine Ware er-fassen.

8.1.1 Warennummer

Das Feld ‚Neue Nr.‘ müssen Sie nicht zwingend erfassen. Die Nummer wird automatisch zugeteilt und startet bei 1 (Standardwert). Eine manuelle Vergabe der Warennummer ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, dass sich die Nummern nicht mit den automatisch generierten Nummern überkreuzen. Bei Bedarf, können Sie den Standartwert und dem Menüpunkt ‚System / Einstellungen / Laufende Zähler und Standartkonten‘ nach Ihren Bedürfnissen anpassen und den Zähler beispielsweise auf 16 einstellen. Das System startet dann mit der Offertennummer 17.

8.1.2 Warengruppe

Teilen Sie der Ware eine Warengruppe zu. Z.B eine Warengruppe mit dem Namen Hardware. (Siehe Kapitel 5.1)

8.1.3 Mehrwertsteuer

Achten Sie darauf, dass auf das Produkt der richtige Mehrwertsteuersatz eingerichtet ist. Setzen Sie dazu einen Haken in die Checkboxen.

8.1.3

8.1.4 Einheit

Geben Sie der Ware eine passende Einheit. (Kg, Stk, Std usw.)

8.1.5 Waren für Kunden oder Preisgruppen individualisieren

Im unteren Abschnitt können Sie die Waren für verschiedene Kunden oder Preisgruppen anpas-sen. Wählen Sie einen Kunden aus und geben Sie einen Verkaufspreis an. Die MWST wird dann automatisch ausgerechnet.

8.1.5

Sie können mit dieser Funktion auch einen bestimmten Zeitraum angeben, um zum Beispiel eine Aktion zu machen. Dies kann dann bei der Ausgangsrechnung, nur in diesem Zeitraum ausge-wählt werden.

8.1.6 Lieferantenkosten

Wird die Ware von einem Lieferanten bezogen, können die Produkte direkt mit den Kosten einge-tragen werden. Weisen Sie eine Nummer zu sowie die Kosten, die MWST wird dann automatisch dazugerechnet.

8.1.6

8.2 Waren suchen

Unter dem Menüpunkt ‚Waren & Dienstleistungen‘ ‚Bericht‘ und ‚Waren‘ können Sie nach Waren suchen. Die Suchkriterien können selektiert werden.

Mit ‚Weiter‘ sehen Sie dann alle erfassten Waren.

8.2

8.2.1 Waren bearbeiten

Bereits erfasste Waren können unter dem Menüpunkt ‚Waren (Im Kapitel 8.2 beschrieben) ge-sucht und dann bearbeitet werden. Dazu einfach die gewünschte Warennummer auswählen und dann bearbeiten.

8.2.1 Waren bearbeiten

8.2.2 Waren löschen

Bereits erfasste Waren können wieder gelöscht werden. Über den Menüpunkt «Waren» werden Ihnen die erfassten Waren angezeigt (im Kapitel 3.2 beschrieben). Klicken Sie auf die Warennum-mer der Ware. Mit «Löschen» wird die Ware entfernt und ist nicht mehr im System verfügbar.

8.2.1 Waren bearbeiten

Achtung!

Sobald für einen Kunden eine Offerte oder eine Rechnung erstellt wurde, können die Waren nicht mehr gelöscht werden.

8.2.3 Waren importieren

Unter dem Menüpunkt ‚Import‘ und ‚Waren‘ können Sie eine Warenliste importieren. Verwenden Sie das vorgefertigte Muster um die Warenliste zu importieren.

8.2.3

9.1 Einkaufsrechnung Buchen

Unter dem Menüpunkt ‚Verbindlichkeiten‘ und ‚Einkaufsrechnung‘ können Sie die bestellte Waren vom Lieferanten, in den Lagerbestand einbuchen.

9.1.1 Rechnungsnummer

Das Feld ‚Neue Nr.‘ müssen Sie nicht zwingend erfassen. Die Nummer wird automatisch zugeteilt und startet bei 1 (Standardwert). Eine manuelle Vergabe der Rechnungsnummer ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, dass sich die Nummern nicht mit den automatisch generierten Nummern überkreuzen. Bei Bedarf, können Sie den Standardwert und dem Menüpunkt ‚System / Einstellungen / Laufende Zähler und Standartkonten‘ nach Ihren Bedürfnissen anpassen und den Zähler beispielsweise auf 16 einstellen. Das System startet dann mit der Offertennummer 17.

9.1.2 Warenlager

Wählen Sie im Dropdownmenü ein erstelltes Warenlager (Siehe Kapitel 3.4) auf das die Waren ein-lagert werden sollen.

9.1.3 Zahlung Buchen

Im unteren Teil der Einkaufsrechnung können Sie die Zahlungen buchen lassen. Geben Sie dazu das Datum, den Betrag sowie das Konto an von dem die Zahlung erfolgt worden ist.

9.2 Lagerbestand prüfen

Unter dem Menüpunkt «Waren & Dienstleistungen» und «Berichte» können Sie alle Waren suchen. (Siehe Kapitel 8.2) Es erscheinen alle Waren die in Ihrem System erfasst sind.

9.2

In der Spalte «Menge» sehen Sie nun ihren aktuellen Lagerbestand.

9.2.1 Trennlinie

Um in der Rechnung eine Trennlinie hinzuzugeben, um die Übersicht zu verbessern, haben Sie die Option «Trennlinie im Template», die Sie mit einem Haken aktivieren können. Nach dem ausge-wählten Artikel erscheint dann eine Trennlinie in der Rechnung.

9.2.1

9.2.1_

Achtung! Diese Option ist nur im Zusammenhang mit der Option Zwischensumme möglich! (Siehe Kapitel 9.2.2)

9.2.2 Zwischensumme

Um in der Rechnung eine Zwischensumme hinzuzugeben, haben Sie die Option «Zwischensumme zeigen», die Sie mit einem Haken aktivieren können. Die Zwischensumme wird dann nachfolgend dem ausgewählten Produkt angezeigt.

9.2.2

10.1 Kundenprofil erstellen

Unter dem Menüpunkt «Kunden» und «Kunden erfassen» können Sie einen Kundenprofil in Ihr System speichern. Im oberen Teil können Sie Kundeninformationen speichern. Zwingend ist nur das Feld «Kunde».

10.1

10.1.1 MwSt

Ist der Kunde in der Schweiz müssen Sie noch die Haken bei der MwSt setzen. Sie können zwi-schen den drei MwSt-Sätzen wählen. Für den normallfall können Sie hier alle drei auswählen.

10.1.1

10.1.2 Buchungskonto

Tragen Sie das Buchungs- sowie Zahlungskonto ein, auf dem die Kundentransaktionen laufen. Sie können dem Kunden eine Kreditlimite erreichen. Diese wird dann immer bei einer Rechnungs-anzeige und dient zur eigenen Kontrolle.

10.1.2

10.1.3 Rabatt- und Preisgruppe

Soll der Kunde in einer Preisgruppe oder Rabattgruppe sein, können Sie dies im Dropdown-Menü auswählen. Sie können im Feld ‚Rabatt‘ auch einen individuellen Rabatt zuweisen.

10.1.3

10.1.4 Verkäufer

Unter dem Feld ‚Verkäufer‘ können Sie einen erstellten Mitarbeiter dem Kunden zuteilen. (Siehe Kapitel 3.3.1).

10.1.5 E-Mail Adresse

Im Feld ‚E-Mail‘ können Sie die E-Mail Adresse des Kunden hinterlegen. Umso Ihre Rechnungen und Mahnungen dem Kunden zu versenden

10.1.6 DTA Bereich

Der DTA (Datenträgeraustauschverfahren) Bereich ist optional und muss nicht zwingend erfasst werden. Falls Sie DTA nutzen möchten, können Sie diese hier eintragen. In der aktuellen Version ist noch kein Lastschriftverfahren eingebaut. In einer zukünftigen Version wird dies aber noch implementiert.

10.1.6

Setzen Sie beim «Einzahlungsschein» einen Haken, damit Sie in Folge bei einer Einkaufsrechnung die Option mit Einzahlungsschein auswählen können.

10.2 Kunden Suchen

Über den Menüpunkt ‚Kunden‘ und ‚Berichte‘ finden Sie alle erfassten Kunden.

Mit den Standardwerten werden Ihnen alle Kunden angezeigt. Sie können Ihre Suche eingrenzen. Um beispielsweise auch die geschlossenen Rechnungen zu sehen, klicken Sie auf die Checkbox «Geschlossen».

10.2

10.2.1 Kunden bearbeiten

Bereits erfasste Kunden können unter dem Menüpunkt ‚Berichte‘ (Im Kapitel 10.2 beschrieben) gesucht und dann bearbeitet werden. Dazu einfach den gewünschten Kunden auswählen und dann bearbeiten.

10.2.1

10.2.2 Kunden Löschen

Bereits erfasste Kunden können wieder gelöscht werden. Über den Menüpunkt «Berichte» werden Ihnen die erfassten Kunden angezeigt (im Kapitel 10.2 beschrieben). Klicken Sie auf den entsprechenden Kunden. Mit ‚Löschen‘ wird der Kunde entfernt und ist nicht mehr im System verfügbar.

10.2.2

Achtung!

Sobald für einen Kunden eine Offerte oder eine Rechnung erstellt wurde, kann der Kunde nicht mehr gelöscht werden.

10.3 Kunden importieren

Unter dem Menüpunkt «Import» und «Kunden» können Sie Kunden mit einer Excel Tabelle. Sie finden ein Muster von einer Importdatei, verwenden Sie diese damit beim Import keine Fehler passieren. Haben Sie diese angepasst wählen Sie die Datei aus und bestätigen Sie mit «Weiter».

10.3

Es erscheint alle zu importierende Kunden. Überprüfen Sie die Liste und Importieren Sie die Kunden.

10.3_

Wurden die Kunden hinzugefügt, zeigt das System alle importiere Kunden an.

10.3__

11.1 Offerte erstellen

Unter dem Menüpunkt «Offerten» und «Offerte» können Sie eine Offerte erstellen. Das Feld «Kunde» ist zwingend, zudem müssen Sie bereits Artikel im System erfasst haben um eine Offerte zu machen (siehe Kapitel 8.1).

11.1.1 Offertennummer

Das Feld «Neue Nr.» müssen Sie nicht zwingend erfassen. Die Nummer wird automatisch zugeteilt und startet bei 1 (Standartwert). Eine manuelle Vergabe der Offertennummer ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, dass sich die Nummern nicht mit den automatisch generierten Nummern überkreuzen. Bei Bedarf, können Sie den Standartwert und dem Menüpunkt «System / Einstellungen / Laufende Zähler und Standartkonten» nach Ihren Bedürfnissen anpassen und den Zähler beispielsweise auf 16 einstellen. Das System startet dann mit der Offertennummer 17.

11.1.2 Zahlung

Geben Sie im unteren Teil der Offerte an, welches Konto für die Zahlung verwendet wird.

 

11.1.2

11.1.3 Bemerkungen

Unter dem Feld ‚Bemerkungen‘ können Sie der Offerte einen Text hinzufügen. Dieser wird dann auf dem Offerten Blatt zu sehen sein.

11.1.4 Rabatt

Um in der Rechnung einen Rabatt hinzuzugeben, haben Sie die Option «Nachfolgend ist Rabatt», die Sie mit einem Haken aktivieren können. Der nachfolgende Artikel wird somit als Rabatt ange-zeigt und den vorgängigen Artikeln abgezogen. Das Feld «Menge» bestimmt hier den Rabatt, diese wird mit beispielweise -5 angezeigt für 5% Rabatt.

11.1.4

11.1.5 Trennlinie

Um in der Rechnung eine Trennlinie hinzuzugeben, um die Übersicht zu verbessern, haben Sie die Option „Trennlinie im Template“, die Sie mit einem Haken aktivieren können. Nach dem ausge-wählten Artikel erscheint dann eine Trennlinie in der Rechnung.

11.1.5

Achtung! Diese Option ist nur im Zusammenhang mit der Option Zwischensumme möglich! (Siehe Kapitel 11.1.16)

11.1.6 Zwischensumme

Um in der Rechnung eine Zwischensumme hinzuzugeben, haben Sie die Option „Zwischensumme zeigen“, die Sie mit einem Haken aktivieren können. Die Zwischensumme wird dann nachfolgend dem ausgewählten Produkt angezeigt.

11.1.6

11.2 Offerte suchen

Über den Menüpunkt «Offerten» und «Berichte» finden Sie alle erfassten Offerten mit dem Status «Offen» oder «Geschlossen»

11.2

Mit den Standardwerten werden Ihnen die offenen Offerten angezeigt. Sie können Ihre Suche eingrenzen. Um beispielsweise auch die geschlossenen Rechnungen zu sehen, klicken Sie auf die Checkbox «Geschlossen».

11.2.1 Offerten bearbeiten

Möchten Sie eine bereits erstelle Offerte ändern, klicken Sie auf die Offerten Nummer (Beispiel Offerte 1). Die erfasste Offerte wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

‚Erneuern und ‚Speichern‘ Sie Ihre Offerte mit den geänderten Daten.

11.2.2 Offerte Löschen

Möchten Sie eine bereits erstelle Offerte löschen, klicken Sie auf die Offerten Nummer (Beispiel Offerte 1). Die Erfasste Offerte wird angezeigt und kann gelöscht werden.

11.3 Projekt

Möchten Sie die Offerte einem Projekt zu weisen, muss ein Projekt erstellt sein.

11.3.1 Projekt erstellen

Unter dem Menüpunkt ‚Projekte‘ und ‚Projekt erfassen‘ können Sie ein Projekt erstellen. Geben Sie Ihrem Projekt eine Nummer, Beschreibung, Kunden sowie das Start und Enddatum. Ist ein Enddatum im Projekt erfasst, können Sie nur bis zum Enddatum, Artikel buchen.

11.3.1

11.3.2 Projekt bearbeiten

Unter dem Menüpunkt ‚Berichte‘ und ‚Projekte‘ können Sie nach den Projekten suchen und bear-beiten

11.3.3 Projekt löschen

Unter dem Menüpunkt ‚Berichte‘ und ‚Projekte‘ können Sie nach den Projekten suchen und lö-schen.

11.3.4 Artikel der Offerte zuweisen

Erstellt man nun eine Offerte kann der Artikel einem offenen Projekt zugewiesen werden. Wenn Sie eine Offerte geöffnet haben (siehe Kapitel 11.2) und einen Artikel ausgewählt haben. Können Sie einen Hacken bei der Box setzen. Es erscheinen detaillierte Informationen zu Ihrem Produkt. Wählen Sie dann im Dropdownmenü unter «Projekt» das Projekt aus.

11.3.4

12.1 Kundenauftrag erstellen

Ist die Offertenanfrage vom Kunden angenommen, können Sie die Offerte zu einem Kundenauftrag konvertieren. Suchen Sie die Offerte unter dem Menüpunkt «Offerte» (siehe Kapitel 11.2).

Klicken Sie auf das Feld «Kundenauftrag» in der unteren Leiste. Es erscheint die Kundenauftrags-anzeige.

Ändern Sie gegebenenfalls den Auftrag. ‚Erneuern‘ Sie den Auftrag und «Speichern» ihn ab.

12.1.1 Artikel liefern

Ist die Einkaufsbestellung gebucht (Siehe Kapitel 13.1) und die Artikel sind von Ihrem Lieferanten angekommen, können Sie diese als geliefert bei Ihrem Kunden markieren. In den Felder ‚geliefert‘ können Sie die Menge angeben die sie dem Kunden geliefert haben.

12.1.1

12.1.2 Zahlung

Im unteren Teil des Kundenauftrags, können Sie die eingegangen Zahlungen vom Kunden buchen. Tragen Sie dazu das Datum, den Betrag sowie das Konto an dem die Zahlung erfolgt worden ist ein.

12.1.2

12.1.3 Rabatt

Um in der Rechnung einen Rabatt hinzuzugeben, haben Sie die Option „Nachfolgend ist Rabatt“, die Sie mit einem Haken aktivieren können. Der nachfolgende Artikel wird somit als Rabatt ange-zeigt und den vorgängigen Artikeln abgezogen. Das Feld ‚Menge‘ bestimmt hier den Rabatt, diese wird mit beispielweise -5 angezeigt für 5% Rabatt.

12.1.3

12.1.4 Trennlinie

Um in der Rechnung eine Trennlinie hinzuzugeben, um die Übersicht zu verbessern, haben Sie die Option „Trennlinie im Template“, die Sie mit einem Haken aktivieren können. Nach dem ausge-wählten Artikel erscheint dann eine Trennlinie in der Rechnung.

12.1.4

Achtung! Diese Option ist nur im Zusammenhang mit der Option Zwischensumme möglich! (Siehe Kapitel 12.1.5)

12.1.5 Zwischensumme

Um in der Rechnung eine Zwischensumme hinzuzugeben, haben Sie die Option „Zwischensumme zeigen“, die Sie mit einem Haken aktivieren können. Die Zwischensumme wird dann nachfolgend dem ausgewählten Produkt angezeigt.

12.1.5

12.2 Kundenauftrag suchen

Unter dem Menüpunkt ‚Bestellungen‘ und ‚Berichte‘ können Sie ihre Kundenaufträge suchen. Mit den Standardwerten suchen Sie nach allen offenen Aufträgen. Sie können die Suche eingrenzen, indem Sie zum Beispiel nach Aufträgen eines Kunden suchen. Wählen Sie dazu im Dropdownmenü den gesuchten Kunden aus.

12.2

12.2.1 Kundenauftrag bearbeiten

Möchten Sie einen bereits erstellten Kundenauftrag ändern, klicken Sie auf Die Bestellung (Beispiel Bestellung A-290814-0003). Die erfasste Bestellung wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

12.2.1

«Erneuern» und «Speichern» Sie den Kundenauftrag mit den geänderten Daten.

12.2.2 Kundenauftrag löschen

Möchten Sie einen bereits erstellen Kundenauftrag löschen, klicken Sie auf die Bestellung (Bei-spiel A-290814-0003). Die erfasste Bestellung wird angezeigt und kann gelöscht werden.

12.2.2

12.3 Kundenaufträge konsolidieren

Unter dem Menüpunkt «Bestellungen» und «Konsolidieren» können Sie einzelne Kundenaufträge in eine Gesamte zusammenfügen. Mit den Standardbestellungen werden Ihnen alle offenen Kunden-aufträge angezeigt. Bestätigen Sie mit «Weiter». Es werden Ihnen alle offenen Kundenaufträge angezeigt.

12.3

Wählen Sie auf der linken Seite, mit den Checkboxen die Aufträge aus, die konsolidiert werden sollen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit «Bestellungen konsolidieren».

13.2 Einkaufsbestellung suchen

Unter dem Menüpunkt ‚Bestellungen‘ und ‚Berichte‘ können Sie ihre Einkaufsbestellungen su-chen. Mit den Standardeinstellungen suchen Sie nach allen offenen Bestellungen. Sie können Ihre suche auch eingrenzen. Um beispielsweise auch nach geschlossen Einkaufsbestellungen zu suchen. Wählen Sie dazu die Checkbox ‚Geschlossen‘ aus.

13.2

13.1.2 Lieferantenauftrag erstellen

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit «Bestellungen erstellen». Es Erscheint das Auftragsfenster für Bestellungen für Lieferanten. Das System wählt automatisch die Lieferanten für das Produkt aus. Mit dem Feld «Lieferant auswählen» können Sie selbst einen Lieferanten für das Produkt wählen.

13.1.2

In der Spalte «Bestellung» können Sie die Menge der zu bestellenden Ware selbst bestimmen.

13.1.1 Kundenaufträge auswählen

Wählen Sie die Kundenaufträge mittels Checkbox auf der linken Seite aus. Sie können alle Kundenaufträge bestellen oder nur einzelne.13.1.1

13.1 Einkaufsbestellung erzeugen

Unter dem Menüpunkt «Bestellungen» und «Erzeugen» können Sie eine Einkaufsbestellung über einen Kundenauftrag erstellen. Mit den Standardwerten werden alle offenen Kundenaufträge angezeigt. Sie können Ihre suche auch eingrenzen, zum Beispiel wenn Sie nach einem Kunden su-chen. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü den Kunden aus.

13.1

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit «Weiter». Es erscheinen die gesuchten Kundenaufträge.

Klicken zum umschalten

Wurde ein Kundenauftrag angenommen kann der zuvor erstellte Kundenauftrag (Siehe Kapitel 12) als eine Einkaufsrechnung für den Lieferanten gebucht werden. Die Einkaufsbestellung kann dann mittels der generierten Rechnung per Email verschickt werden. Oder Sie verwenden diese Rechnung um beim Händler auf der Shop Seite oder per Telefon zu bestellen.

13.2.1 Einkaufsbestellung bearbeiten

Bereits erfasste Bestellungen können unter dem Menüpunkt ‚Einkaufsbestellungen‘ (Im Kapitel 13.2 beschrieben) gesucht und dann bearbeitet werden. Dazu einfach die gewünschte Bestell-nummer auswählen und dann bearbeiten.

13.2.1

13.2.2 Einkaufsbestellung löschen

Bereits erfasste Einkaufsbestellungen können wieder gelöscht werden. Über den Menüpunkt «Einkaufsbestellungen» werden Ihnen die erfassten Bestellungen angezeigt (im Kapitel 13.2 beschrieben). Klicken Sie auf die Bestellungsnummer der Einkaufsbestellung. Mit «Löschen» wird die Einkaufsbestellung entfernt und ist nicht mehr im System verfügbar.

13.2.1

13.3 Einkaufsbestellung versenden

Ist die Einkaufsbestellung erstellt ist Sie in Ihrem System erfasst. Sie können nun die Bestellung nun über Telefon oder die Shop Seite des Lieferanten bestellen. Möchten Sie ihre Bestellung per E-Mail versenden können Sie dies mit dem Feld «E-Mail» machen.

13.3

Haben Sie eine E-Mail Adresse bei Ihrem Lieferanten hinterlegt, übernimmt es diese in das Feld von «E-Mail». Mit den Standardeinstellungen versenden Sie ihre Bestellung als Anhang im Mail. Bestätigen Sie ihre Eingaben mit «Weiter». Das Email wird versendet.

13.3_

13.4 Einkaufsbestellung konsolidieren

Unter dem Menüpunkt «Bestellungen» und «Konsolidieren» können Sie einzelne Bestellungen in eine Gesamte zusammenfügen. Mit den Standardbestellungen werden Ihnen alle offenen Ein-kaufsbestellungen angezeigt. Bestätigen Sie mit «Weiter». Es werden Ihnen alle offenen Einkaufsbestellungen angezeigt.

13.4

Wählen Sie auf der linken Seite, mit den Checkboxen die Bestellungen aus die konsolidiert werden sollen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit «Bestellung konsolidieren».

13.5 Bestellungen in Rechnungen umwandeln

Unter dem Menüpunkt «Bestellungen» und «Konsolidieren» können Sie Kundenaufträge in Rechnun-gen umwandeln. Mit den Standardbestellungen werden Ihnen alle offenen Aufträge angezeigt. Bestätigen Sie mit «Weiter». Es werden Ihnen alle offenen Aufträge angezeigt.

13.5

Wählen Sie auf der linken Seite, mit den Checkboxen die Aufträge aus welche in Rechnungen umgewandelt werden sollen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit «Bestellung in Rechnung konsolidieren».

Klicken zum umschalten

Haben Sie eine Einkaufsbestellung erstellt können Sie diese zu einer Einkaufsrechnung wandeln, um die erhaltenen Artikel vom Lieferanten zu verbuchen.

14.1 Einkaufsrechnung erstellen

Unter dem Menüpunkt «Bestellungen» und «Berichte» können Sie eine Einkaufsbestellung zu einer Einkaufsrechnung erstellen. (Siehe auch Kapitel 13.2) Klicken Sie dazu auf das Feld «Einkaufsrechnung». Es werden alle Artikel von der Einkaufsbestellung übernommen.

14.1

Unter dem Menüpunkt ‚Verbindlichkeiten‘ und ‚Einkaufsrechnung‘ können Sie auch manuell eine Einkaufsrechnung erstellen.

14.1.1 Rechnungsnummer

Das Feld ‚Neue Rechnung Nr.‘ müssen Sie nicht zwingend erfassen. Die Nummer wird automatisch zugeteilt und startet bei 1 (Standartwert). Eine manuelle Vergabe der Rechnungsnummer ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, dass sich die Nummern nicht mit den automatisch generierten Nummern überkreuzen. Bei Bedarf, können Sie den Standartwert und dem Menüpunkt ‚System / Einstellungen / Laufende Zähler und Standartkonten‘ nach Ihren Bedürfnissen anpassen und den Zähler beispielsweise auf 16 einstellen. Das System startet dann mit der Offertennummer 17.

14.1.2 Zahlungen

Im unteren Teil können Sie Buchungen von Ihrem Konto gegenüber dem Lieferanten machen. Sie sehen im linken unteren Teil den noch offenen Betrag.

14.1.2

Geben Sie das Zahlungsdatum sowie den Betrag ein. Achten Sie auch darauf das, das richtige Konto gewählt ist.

14.1.3 Rabatt

Um in der Rechnung einen Rabatt hinzuzugeben, haben Sie die Option «Nachfolgend ist Rabatt», die Sie mit einem Haken aktivieren können. Der nachfolgende Artikel wird somit als Rabatt ange-zeigt und den vorgängigen Artikeln abgezogen. Das Feld «Menge» bestimmt hier den Rabatt, diese wird mit beispielweise -5 angezeigt für 5% Rabatt.

14.1.3

14.1.4 Trennlinie

Um in der Rechnung eine Trennlinie hinzuzugeben, um die Übersicht zu verbessern, haben Sie die Option «Trennlinie im Template», die Sie mit einem Haken aktivieren können. Nach dem ausge-wählten Artikel erscheint dann eine Trennlinie in der Rechnung.

14.1.4

Achtung! Diese Option ist nur im Zusammenhang mit der Option Zwischensumme möglich! (Siehe Kapitel 11.1.16)

14.1.5 Zwischensumme

Um in der Rechnung eine Zwischensumme hinzuzugeben, haben Sie die Option „Zwischensumme zeigen“, die Sie mit einem Haken aktivieren können. Die Zwischensumme wird dann nachfolgend dem ausgewählten Produkt angezeigt.

14.1.5

14.2 Einkaufsrechnungen suchen

Unter dem Menüpunkt ‚Verbindlichkeiten‘ und ‚Berichte‘ können Sie nach den offenen Verbind-lichkeiten suchen. Mit den Standardwerten werden Ihnen alle offenen Verbindlichkeiten ange-zeigt. Sie können Ihre suche auch eingrenzen. Um beispielsweise nach einem Lieferanten zu su-chen. Wählen Sie dazu im Dropdownmenü den Lieferanten aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit weiter. Es erscheinen die offenen Verbindlichkeiten.

14.2

14.2.1 Einkaufsrechnungen bearbeiten

Bereits erfasste Einkaufsrechnungen können unter dem Menüpunkt ‚Verbindlichkeiten‘ (Im Kapi-tel 13.2 beschrieben) gesucht und dann bearbeitet werden. Dazu einfach die gewünschte Rech-nungsnummer auswählen und dann bearbeiten.

14.2.1

14.2.2 Einkaufsrechnungen löschen

Bereits erfasste Einkaufsrechnungen können wieder gelöscht werden. Über den Menüpunkt ‚Ver-bindlichkeiten‘ werden Ihnen die offenen Rechnungen angezeigt (im Kapitel 14.2 beschrieben). Klicken Sie auf die Rechnungsnummer der Einkaufsrechnung. Mit ‚Löschen‘ wird die Einkaufs-rechnung entfernt und ist nicht mehr im System verfügbar.

14.2.1

14.3 Buchung erfassen

Unter dem Menüpunkt ‚Verbindlichkeiten‘ und ‚Buchung erfassen‘ können Sie eine einzelne Bu-chung erfassen. Um beispielsweise eine nachträgliche Zahlung an den Lieferanten zu verbuchen.

14.4 Lieferantengutschrift

Unter dem Menüpunkt «Verbindlichkeiten» und «Lieferantengutschrift» können Gutschriften von Lieferanten im System gebucht werden. Geben Sie den bezahlten Betrag an sowie von welchem Konto die Zahlung ausgegangen ist. Schließen Sie mit dem Feld «Buchen» ab.

14.4

14.5 Lastschriftrechnung

Unter dem Menüpunkt ‚Verbindlichkeiten ‘ und ‚Lastschriftrechnung ‘ können Sie Waren, die dem Lieferanten wieder zurückgeschickt werden, von Ihrem System buchen.

14.5

14.6 Ohne Mehrwertsteuer

Unter dem Menüpunkt «Verbindlichkeiten» und «Berichte» können Sie sich alle Einkäufe ohne Mehrwertsteuer anzeigen lassen. Mit den Standardeinstellungen sehen Sie alle Einkäufe ohne Mehrwertsteuer.

14.6

Wenn Ihnen Positionen angezeigt werden, wurde in dieser Rechnung keine Mehrwertsteuer angegeben. Sollte der Einkauf vom Ausland stattfinden so ist dies Korrekt.

Wählen Sie eine Rechnung aus und kontrollieren Sie ob das Produkt oder der Kunde über eine Mehrwertsteuer Einstellung verfügt. (Siehe Kapitel 10.1.1 und 8.1.3) Ändern Sie diese gegebenenfalls.

14.7 Mehrwertsteuer-Vorsteuer

Unter dem Menüpunkt «Verbindlichkeiten» und «Berichte» können Sie die Mehrwertsteuer Abrechnung einsehen. Um diese zu verbuchen. Wählen Sie für den Bericht den gewünschten Mehrwertsteuersatz aus den Sie einsehen möchten.

14.7

Den Bericht können Sie dann ausdrucken und eine Buchung im Hauptbuch erfassen. (siehe Kapitel 21)

14.8 Verbindlichkeitsspiegel

Unter dem Menüpunkt «Verbindlichkeiten» und «Berichte» können Sie den Verbindlichkeitsspiegel einsehen. Mit den Optionen «In Bericht aufnehmen» können Sie alle überfälligen Rechnungen bis zum Tag X ansehen.

14.8

15.1 Forderungen buchen

Unter dem Menüpunkt «Forderungen» und «Ausgangsrechnung» können Sie eine Forderung gegenüber Ihrem Kunden erstellen.

15.1.1 Zahlung

Im unteren Teil der Forderung, können Sie die eingegangen Zahlungen vom Kunden buchen. Tragen Sie dazu das Datum, den Betrag sowie das Konto ein, auf dem die Zahlung eingegangen worden ist.

15.1.1

15.1.2 Zahlung löschen

Um eine Zahlung aus dem System zu entfernen, müssen Sie das Datum und die Zahlung in den Feldern löschen.

15.1.2

15.1.3 Zahlungen Importieren

Unter dem Menüpunkt «Import» und «Zahlungseingänge» können Sie Zahlungen, die Sie von der Bank erhalten haben, in das System importieren. Wählen Sie den Dateityp .v11 sowie die zu importierende Datei beim Feld «Importdatei» aus.

Achtung !

Wurde eine Rechnung gelöscht oder nicht gespeichert, zeigt das System die Rechnungsnummer wie die Beschreibung nicht an!

15.1.3

15.1.4 Rabatt

Um in der Rechnung einen Rabatt hinzuzugeben, haben Sie die Option «Nachfolgend ist Rabatt», die Sie mit einem Haken aktivieren können. Der nachfolgende Artikel wird somit als Rabatt angezeigt und den vorgängigen Artikeln abgezogen. Das Feld «Menge» bestimmt hier den Rabatt, diese wird mit beispielweise -5 angezeigt für 5% Rabatt.

15.1.4

15.1.5 Trennlinie

Um in der Rechnung eine Trennlinie hinzuzugeben, um die Übersicht zu verbessern, haben Sie die Option «Trennlinie im Template», die Sie mit einem Haken aktivieren können. Nach dem ausgewählten Artikel erscheint dann eine Trennlinie in der Rechnung.

15.1.5

Achtung! Diese Option ist nur im Zusammenhang mit der Option Zwischensumme möglich! (Siehe Kapitel 15.1.6)

15.1.6 Zwischensumme

Um in der Rechnung eine Zwischensumme hinzuzugeben, haben Sie die Option «Zwischensumme zeigen», die Sie mit einem Haken aktivieren können. Die Zwischensumme wird dann nachfolgend dem ausgewählten Produkt angezeigt.

15.1.6

15.2 Forderungen über Kundenaufträge Buchen

Unter dem Menüpunkt «Bestellungen» und «Berichte» können Sie die Kundenaufträge anzeigen las-sen. (Siehe Kapitel 12.2) Wählen Sie den Kundenauftrag aus und erstellen Sie eine Forderung mit dem Feld «Ausgangsrechnung». Es erscheint eine Ausgangsrechnung mit den Einträgen des Auftrags.

15.2

15.3 Forderungen suchen

Über den Menüpunkt «Forderungen» «Berichte» und «Offen» finden Sie alle offenen Forderungen. Sie können sich auch alle Forderungen anzeigen lassen, wählen Sie dazu den Menüpunkt «Buchungen» aus.

Mit den Standardwerten werden Ihnen die offenen Forderungen angezeigt. Sie können Ihre Suche eingrenzen, um beispielsweise auch die geschlossenen Rechnungen zu sehen, klicken Sie dabei auf die Checkbox «Geschlossen».

15.3

15.3.1 Forderungen bearbeiten

Bereits erfasste Forderungen können unter dem Menüpunkt «Buchungen» (Im Kapitel 15.3 beschrieben) gesucht und dann bearbeitet werden. Dazu einfach die gewünschte Rechnungsnummer auswählen und dann bearbeiten.

15.3.1

15.3.2 Forderungen löschen

Bereits erfasste Forderungen können wieder gelöscht werden. Über den Menüpunkt «Buchungen» werden Ihnen die erfassten Forderungen angezeigt (im Kapitel 16.3 beschrieben). Klicken Sie auf die Rechnungsnummer der Forderungen. Mit «Löschen» wird die Forderung entfernt und ist nicht mehr im System verfügbar.

15.3.1

15.4 Offene Forderungen Drucken

Unter dem Menüpunkt «Forderungen» und «Berichte» können Sie sich alle offenen Forderungen anzeigen lassen. (Siehe Kapitel 16.3) Möchten Sie alle Forderungen drucken, so können Sie dies entweder, indem Sie die Tabelle in ein Excel kopieren oder Sie drucken das Dokument über den Browser aus.

15.4

15.5 Forderungsspiegel

Unter dem Menüpunkt «Forderungen» und «Bericht» können Sie den Forderungsspiegel einsehen. Mit den Optionen «In Bericht aufnehmen» können Sie alle überfälligen Rechnungen bis zum Tag X ansehen.

15.5

15.6 Kundengutschrift

Unter dem Menüpunkt ‚Forderungen‘ und ‚Kundengutschrift‘ können Gutschriften für Kunden vom System gebucht werden. Geben Sie den bezahlten Betrag an, sowie von welchem Konto die Zah-lung ausgegangen ist. Schließen Sie mit dem Feld ‚Buchen‘ ab

15.6

15.7 Gutschriftrechnung

Unter dem Menüpunkt «Forderungen» und «Gutschriftrechnung» können Sie Waren, die vom Kunden wieder zurückgeschickt worden sind in Ihrem System verbuchen.

15.7

15.8 Ausgangsrechnungen

Unter dem Menüpunkt «Forderungen» und «Erzeugen» können mehrere Rechnungen mit dem gleichen Inhalt im System verbuchen. Um beispielsweise Mitgliederbeiträge allen Mitglieder zu versenden. Wenn Sie Ihre Einstellungen in der Rechnung gemacht haben, bestätigen Sie diese mit dem Knopf «Ausgangsrechnung erstellen».

Es erscheint das Fenster um nach den Kunden zu suchen. Mit den Standardeinstellungen werden Ihnen alle Kunden, die im System sind angezeigt. Sie können Ihre Suche auch eingrenzen. Um beispielsweise Kunden ab einem bestimmten Eintrittsdatum zu suchen. Wählen Sie dazu im Feld «Eintrittsdatum» das gewünschte Datum aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit «Weiter».

15.8

Es erscheint ein Fenster mit allen gesuchten Kunden. Wählen Sie auf der linken Seite mit der Checkbox aus, welche Kunden die Rechnungen erhalten sollen. Diese wird dann in das System verbucht. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Feld «Ausgangsrechnung erstellen».

15.8_

15.9 Ohne Mehrwertssteuer

Unter dem Menüpunkt «Forderungen» und «Berichte» können Sie sich alle Verkäufe ohne Mehrwertsteuer anzeigen lassen. Mit den Standardeinstellungen sehen Sie alle Verkäufe ohne Mehrwertsteuer.

15.9

Wenn Ihnen Positionen angezeigt werden, wurde in dieser Rechnung keine Mehrwertsteuer angegeben. Sollte der Verkauf ins Ausland stattfinden so ist dies korrekt.

Wählen Sie eine Rechnung aus und kontrollieren Sie ob das Produkt oder der Kunde über eine Mehrwertsteuer Einstellung verfügt. (Siehe Kapitel 10.1.1 und 8.1.3) Ändern Sie diese gegebenenfalls.

15.10 Mehrwertsteuer-Abrechnung

Unter dem Menüpunkt «Forderungen» und «Berichte» können Sie die Mehrwertsteuer Abrechnung einsehen. Um diese zu verbuchen. Wählen Sie für den Bericht den gewünschten Mehrwertsteuer-satz aus den Sie einsehen möchten.

15.10

Den Bericht können Sie dann ausdrucken und eine Buchung im Hauptbuch erfassen. (siehe Kapitel 21)

Klicken zum umschalten

Unter dem Menüpunkt «Forderungen» und «Berichte» können Sie Mahnung verschicken und bearbeiten. Mit den Standardeinstellungen suchen Sie nach allen offenen Rechnungen. Sie können die Suche auch eingrenzen, um beispielsweise nach allen offenen Rechnungen eines Kunden anzuzeigen. Wählen Sie dazu im Dropdownmenü den Kunden aus.

16

Wählen Sie die offene Rechnung aus, (indem Sie auf der linken Seite ein Haken setzen) zu der eine Mahnung geschrieben werden soll. Mit dem Feld «Vorschau als PDF» können Sie dann die Mahnung ausdrucken.

16_

Mit «Mahnstufe speichern» setzen Sie die Mahnstufe um eins hoch.

17.1 Gewinn- und Verlustrechnung

Unter dem Menüpunkt «Berichte» und «Gewinn- und Verlustrechnung» können Sie nachprüfen wieviel Einnahmen und Ausgaben Sie hatten. Mit den Standardwerten wird der ganze Zeitraum bis zum aktuellen Datum angezeigt. Sie können Ihren Bericht auch eingrenzen, indem Sie nur einen bestimmten Zeitraum in den Bericht aufnehmen.

Wählen Sie dazu im Feld «von» «bis» die Zeitperiode aus, die Sie sehen möchten.

17.1

Mit «Vergleichen mit» können Sie beispielsweise einen Monat mit einem anderen vergleichen.

17.2 Kontenübersicht

Unter dem Menüpunkt «Berichte» und «Kontenübersicht» können Sie sich alle Konten anzeigen lassen. In dieser Ansicht sehen Sie was das aktuelle Soll und Haben der Konten sind.

17.3 Saldenbilanz

Unter dem Menüpunkt «Berichte» und «Saldenbilanz» sehen Sie die Bilanz über einen Zeitraum. Mit den Standardeinstellungen sehen Sie die Bilanz über den ganzen Zeitraum. Sie können den Zeitraum auch eingrenzen. Um beispielsweise für den Monat August die Bilanz anzeigen zu lassen, wählen Sie diesen im Dropdown-Menü aus. Bestätigen Sie ihre Einstellungen mit «Weiter».

17.3

17.4 Bilanz

Unter dem Menüpunkt «Berichte» und «Bilanz» können Sie sich die Bilanz vom aktuellen Tag anzeigen lassen. Um eine Bilanz über einen Zeitraum anzeigen zu lassen, muss der Menüpunkt «Saldenbilanz» ausgewählt werden. (Siehe Kapitel 17.3)

17.5 Kontoauszüge

Unter dem Menüpunkt «Berichte» und «Kontoauszüge» können Sie sich die Kontoauszüge anzeigen lassen.

18.1 Versenden

Unter dem Menüpunkt «Versand» und «Versenden» können Sie Aufträge in Form von einem Lieferschein versenden. Mit den Standardeinstellungen suchen Sie nach allen offenen Kundenaufträgen. Sie können Ihre Suche auch eingrenzen, indem Sie zum Beispiel nach einem Kunden suchen. Wählen Sie dazu im Dropdown Menü den Kunden aus.

18.1

Wählen Sie die offenen Bestellung aus, in dem Sie in der Spalte «Bestellung» einen Auftrag auswählen. Es erscheint das Menü zum Waren versenden.

18.1_

Wählen Sie das Versanddatum aus sowie die Anzahl gelieferter Produkte. Wählen Sie zudem in der Dropdownliste aus ob es als Lieferschein oder als eine Rüstliste gedruckt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit «Erneuern» und «Drucken»

18.1__

18.2 Einlagern

Unter dem Menüpunkt «Versand» und «Einlagern» können Sie erhaltene Waren von Lieferanten als Erhalten verbuchen und Sie in Ihr Lager einbuchen. Mit den Standardeinstellungen werden Ihnen alle offenen Einkaufsbestellungen angezeigt. Sie können Ihre suche auch eingrenzen indem Sie nach einem bestimmten Lieferant suchen. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü den Lieferanten aus.

Bestätigen Sie ihre Auswahl mit «Weiter». Es erscheinen die offenen Einkaufsbestellungen.

18.2

Wählen Sie die offenen Einkaufsbestellungen aus, in dem Sie in der Spalte «Bestellung» eine Bestellung auswählen. Es erscheint das Menü um die Waren einzulagern.

18.2_

Geben Sie das Eingangsdatum an, sowie die Erhaltene Menge. Diese wird dann in Ihrem System verbucht. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit «Erneuern» und «Fertig».

19.1 Drucken

Unter dem Menüpunkt «Massenverarbeitung» und «Drucken» können Sie beispielsweise mehrere Rechnungen drucken. Mit den Standardeinstellungen werden alle offenen, nicht gedruckten Rechnungen angezeigt. Sie können Ihre Suche auch eingrenzen indem Sie auch nach bereits gedruckten Rechnungen suchen. Setzen Sie dazu einen Haken bei «Gedruckt».

19.1

Es scheinen dann alle offenen Rechnungen die nicht gedruckt und gedruckt worden sind. Selektieren Sie mittels Kontrollkästchen welche Rechnungen alle gedruckt werden sollen. Bestätigen Sie Ihr Eingaben mit dem Feld «Drucken».

19.1_

19.2 E-Mail

Unter dem Menüpunkt «Massenverarbeitung» und «Drucken» können Sie beispielsweise mehrere Rechnungen ihren Kunden per E-Mail senden. Mit den Standardeinstellungen werden alle offenen, nicht versendeten Rechnungen angezeigt. Sie können Ihre Suche auch eingrenzen indem Sie auch nach bereits gesendeten Rechnungen suchen. Setzen Sie dazu einen Haken bei «E-Mail gesendet».

19.2

Es erscheinen dann alle offenen Rechnungen die per E-Mail nicht oder gesendet worden sind. Selektieren Sie mittels Kontrollkästchen welche Rechnungen alle per Mail versendet werden sol-len. Geben Sie Ihrer E-Mail noch einen Betreff sowie eine Nachricht. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Feld «E-Mail»

19.2_

Klicken zum umschalten

Unter dem Menüpunkt «System» und «LaTeX Vorlagen» können Sie die Vorlage für Ihre Dokumente ändern. Als Standard gibt es nur die Deutsche Sprache, Sie können auch neue Sprachen hinzufügen, um so beispielsweise noch Englische Vorlagen zu Speichern. (Siehe auch Kapitel 19.6)

20.1 Text im LaTeX verändern

Unter dem Menüpunkt «Latex Vorlagen» und «Ausgangsrechnung» können Sie beispielsweise den Text «Vielen Dank für Ihren Auftrag» ändern. Wechseln Sie zum Bearbeitungsmodus mit dem Feld «Bearbeiten».

20.1

Suchen Sie den zu bearbeitenden Text und ändern Sie diesen. Abschließend «Speichern» Sie die Vorlage ab.

Klicken zum umschalten

Unter dem Menüpunkt «Hauptbuch» und «Buchung erfassen» können Sie Ihre erste Eröffnungsbilanz für das System erstellen. Diese Funktion wird auch benutzt um beispielsweise Geld von einem Konto auf ein anderes zu verschieben, Zahlung der MwSt oder Abschreibungen.

21

Klicken zum umschalten

Unter dem Menüpunkt «Benutzereinstellungen» können Sie allgemeine Einstellungen vornehmen.

22.1 Password ändern

Ändern Sie Ihr Password ggf. umso eine grössere Sicherheit für das System zu haben. Nach der Änderung des Passwortes müssen Sie sich erneut in ihren Account einloggen.

22.2 Datumsformat

Das Standardformat in der Schweiz ist dd.mm.yy.

22.3 Zahlenformat

Das Standard Zahlenformat in der Schweiz ist 1‘000.00

22.4 Auswahlslistengrenze

Wir empfehlen die Auswahlsgrenze auf 1000 zu setzen, dies hat zur Folge dass wenn Sie eine Rechnung erstellen, über das Dropdownmenü der Kunden bis zu 1000 Kunden angezeigt wird. Haben Sie mehr als diese Grenze erfasst erscheint ein Suchfeld, mit dem Sie ihren Kunden per Name suchen können. Mit einem % Zeichen im Feld, werden alle Kunden angezeigt.

22.5 Menübreite

Setzen Sie die Menübreite auf 160.

22.6 Sprache

Unter dem Feld «Sprache» können Sie die Sprache wählen. In der Schweiz wird German/Switzerland (UTF-8), French/Switzerland(UTF-8) und Italian/Switzerland(UTF-8) verwendet.

22.7 Ausgabeformat

Unter dem Feld «Ausgabeformat» können Sie einstellen, welches Standardformat bei den Rechnungen verwendet werden soll. Setzen Sie hier dieses auf das Format «PDF».

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Unter dem Menüpunkt «Version» finden Sie Informationen, falls Sie Support von leanux.ch benötigen.

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Über den Menüpunkt «Neues Fenster» können Sie mehrere Fenster von dem System offen haben.

Klicken zum umschalten

Über den Menüpunkt «Abmelden» verlassen Sie die Arbeitsmaske von dem System.

Klicken zum umschalten

Unter dem Menüpunkt «Stilvorlage» können Sie ihre Benutzeroberfläche selbst gestalten. Wenn Sie eine andere Benutzeroberfläche haben möchten, können Sie uns kontaktieren. Bearbeiten Sie diese Datei nur wenn Sie die benötigten Grundkenntnisse besitzen.