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Neun Regeln für einen wirkungsvollen Umgang mit E-Mails

Posted 19. Februar 2015 in Tipps und Tricks

In dem kürzlich veröffentlichten Buch Wie Google tickt – How Google Works stellen Eric Schmidt (Google-Vorstand und ehemalige CEO) und Jonathan Rosenberg (ehemaliger Senior-Vizepräsident für Produkte) unter anderem neun aufschlussreiche Regeln für den professionellen E-Mailgebrauch vor.
Kommunikation in Zeiten des Internets hat in der Regel mit E-Mails zu tun. Der E-Mailverkehr kann aber – obwohl er sehr nützlich ist – bei ansonsten ausgeglichenen Menschen schnell zu Stressgefühlen führen. Folgende Regeln helfen Ihnen, den Stress zu vermeiden:

1. Reagieren Sie möglichst schnell.

Es gibt Menschen, die zeitnah auf E-Mails reagieren und andere, die das nicht tun. Geben Sie sich Mühe, zu ersteren zu gehören. Die meisten der erfolgreichsten Menschen antworten schnell auf ihre E-Mails, und zwar nicht nur auf die von bestimmten Leuten, sondern auf alle. Zügig zu antworten schafft auf beiden Seiten ein positives Gefühl. Ihr Team und Ihre Kollegen werden Sie eher in wichtige Entscheidungen mit einbeziehen, wenn Sie sie nicht lange auf Ihr Feedback warten lassen. Ausserdem erhöht schnelle Rückmeldung die Motivation, was zu mehr Leistung führt. Ihre Antworten können dabei ruhig kurz sein; schicken Sie einfach die kurze Info, dass die E-Mail von Ihnen zur Kenntnis genommen wurde. Indem Sie schnell antworten, zeigen Sie anderen, was es bedeutet, keine Reaktion zu bekommen. Meist nämlich bedeutet dies: «Ich habe zu viel zu tun und kann nicht sagen, wann und ob überhaupt ich auf Ihre Nachricht reagieren werde. Gedulden Sie sich also.»

2. In E-mails ist jedes Wort wichtig, also vermeiden Sie nutzloses Gefasel.

Schreiben Sie in lebendigem Stil. Erläutern Sie Probleme klar und deutlich. Schreiben Sie einen Entwurf, gehen Sie ihn durch und löschen Sie dann jedes Wort, das nicht unbedingt notwendig ist. Denken Sie an Elmore Leonard und seine Antwort auf die Frage nach seinem Erfolg als Schriftsteller: «Ich lasse das aus, was die Leser sowieso überspringen würden.»

3. Räumen Sie regelmässig Ihren Posteingang auf.

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Ihren Posteingang zu begutachten, um zu entscheiden, welche E-Mails Sie als nächstes beantworten? Wie viel Zeit, um E-Mails zu öffnen und zu lesen, die Sie bereits gelesen haben? Jede Minute, die Sie damit verbringen, ist verschwendete Zeit.

Mit dem Öffnen einer neuen Nachricht ergeben sich mehrere Möglichkeiten:

1. Sie können gerade genug lesen, um zu erkennen, dass Sie nicht alles lesen müssen.
2. Sie lesen die E-Mail und handeln sofort.
3. Sie lesen sie und handeln später.
4. Sie lesen sie direkt später (dann finden Sie sie wert, gelesen zu werden, aber nicht dringend genug, um sie sofort zu lesen).

Entscheiden Sie sich sofort für eine dieser Optionen, vorzugsweise für eine der beiden ersten. Wichtig ist, dass Sie das Lesen und Handeln nur einmal aufschieben. Wenn Sie eine E-Mail lesen und Sie wissen, was zu tun ist, dann sollten Sie dies sofort tun. Andernfalls sind Sie später gezwungen, sie noch einmal zu lesen, was 100 Prozent verschwendete Zeit ist.

Befolgen Sie diese Regel, enthält Ihr Posteingang nur E-Mails, die Ihnen weitere Gedanken abfordern. Markieren Sie Ihre E-Mails als Favoriten oder mit «Bearbeiten» beziehungsweise «Lesen», damit Sie wissen, was Sie später noch abarbeiten müssen.

Um sicherzustellen, dass alles Überflüssige nicht einfach aus Ihrem Posteingang und in den Ordner «Lesen» wandert, sollten Sie diese Markierungen täglich überarbeiten. Das Ziel ist, so wenig noch zu bearbeitende E-Mails wie möglich zu haben.

4. Behandeln Sie E-mails nach dem LIFO-Prinzip

(Last In – First Out, englisch für zuletzt herein – zuerst hinaus). Manchmal werden die älteren Dinge von jemand anderem erledigt.

5. Denken Sie daran, dass Sie ein Vermittler sind.

Wenn Sie eine Nachricht mit nützlichen Informationen erhalten, denken Sie nach, wem sie sonst noch von Nutzen sein könnte. Gehen Sie am Ende des Tages Ihre Post durch und fragen Sie sich: «Was sollte ich weiterleiten, habe es aber bisher noch nicht getan?»

6. Fragen Sie sich selbst nach den Gründen, warum Sie eine E-mail als Blindkopie (bcc) verschicken.

Die Antwort ist fast immer, dass Sie versuchen, etwas zu verstecken. Es ist besser, den Empfänger offen einzufügen. Der einzige Fall, in dem eine Blindkopie gerechtfertigt ist, ist der, wenn Sie jemandem aus einem E-Mailverlauf entfernen möchten. Schreiben Sie eine E-Mail an eine ganze Reihe von Menschen, können Sie die Empfänger, die sich nicht mehr an der Unterhaltung beteiligen müssen, in das Bcc-Feld einfügen. Erwähnen Sie diesen Schritt in der E-Mail. Jeder wird erleichtert sein, eine Nachricht weniger im Posteingang zu finden.

7. werden Sie nicht laut.

Wenn Sie jemanden anschreien müssen, sollten Sie das persönlich tun. Es ist zu einfach, dies auf elektronischem Wege zu erledigen.

8. Machen Sie es sich einfach, Anfragen nachzuverfolgen.

Wenn Sie eine E-Mail an jemanden versenden, den Sie um etwas bitten, möchten Sie die Entwicklung womöglich weiter verfolgen. Senden Sie sie daher an sich selbst weiter und markieren Sie sie mit „Weitere Schritte unternehmen“. Das erleichtert Ihnen die Suche zu einem späteren Zeitpunkt.

9. Helfen Sie sich, Dinge in Zukunft wiederzufinden.

Wenn Sie etwas erhalten, von dem Sie denken, dass Sie es zu einem späteren Zeitpunkt noch brauchen werden, leiten Sie es an sich selbst weiter und fügen Stichpunkte hinzu, die den Inhalt beschreiben. Überlegen Sie, wie Sie später danach suchen werden. Sie werden wahrscheinlich dieselben Stichpunkte für die Suche verwenden. Diese Vorgehensweise eignet sich nicht nur für E-Mails, sondern auch für wichtige Dokumente. Scannen Sie Ihre Pässe, Lizenzen und Versicherungsunterlagen ein und senden Sie sie an sich selbst, versehen mit beschreibenden Schlüsselwörtern. Sollten diese Dinge während einer Reise verloren gehen, sind die Kopien einfach aus jedem Browser abzurufen.